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quinta-feira, 8 de agosto de 2013

Três dicas secretas para o Excel

     As pessoas no escritório conhecem você como um cara muito bacana: calmo, amigável e sempre pronto para ajudar no que for preciso. Mas tudo isso pode mudar quando o novo cara do gerenciamento entrar em plena sexta-feira à tarde com algumas tarefas "fáceis" relacionadas àquele documento do Microsoft® Excel® no qual ele estava trabalhando.





Primeiro de tudo, ele quer remover todas as imagens de uma coluna, para que fiquem somente os dados "reais". Ah! E além disso, você terá de inserir uma nova coluna, que vincula os valores à misteriosa coluna "X", e manter o formato dessa coluna. Você já deve saber que essa é provavelmente alguma piada do RH, porque quem inventaria a ideia de nomear uma coluna de Excel de X? Para piorar, ele quer que você corresponda o nome das pessoas na planilha com o departamento ao qual estão associadas.

Antes de ir embora, ele diz que precisa de tudo pronto no final do dia, todas as 10.000 linhas.
Então, antes de se descontrolar de raiva no teclado, vamos tentar e ver o que o Excel tem para ajudar você com esse sofrimento de editar manualmente cada linha. Abaixo, há três dicas secretas do Excel que podem salvar sua sanidade.

Dica 1: Como remover todas as imagens

Quando se trata de imagens no Excel, existe uma regra simples: Não utilize imagens! Elas dão dores de cabeça além da imaginação e reduzem sua expectativa de vida em 29%.

O motivo pelo qual tenho essa regra é que as imagens não são classificáveis, elas incham o tamanho do arquivo, e basicamente você precisa editar cada uma delas para ter o que precisa, e se você quiser se livrar delas, você terá de se desdobrar.

Mas às vezes ficamos nessa situação infeliz descrita acima e temos de lidar com as imagens em Excel. Em sua defesa, alguns poucos desenvolvedores inteligentes na Microsoft se importam sim com sua saúde e implementaram um recurso engenhoso para excluir todas as imagens de uma só vez.

Digamos que sua planilha seja parecida com esta:


Etapa 1: Pressione a tecla F5 para abrir a caixa de diálogo "Ir para" no Excel.
Etapa 2: Clique no botão “Especial” para acessar as opções da caixa de diálogo.
Etapa 3: Clique no botão de opção “Objetos” e em “OK”.


Etapa 4: Agora todas as imagens devem estar selecionadas na planilha atual, conforme a imagem abaixo.


Etapa 5: Pressione a tecla Delete para excluir todas elas.

Embora este seja um recurso ótimo para economizar tempo, esteja ciente de que você selecionou “Todos os Objetos”, que significa todas as imagens, gráficos, etc. Se sua planilha apresenta tais objetos, é melhor remover a seleção delas manualmente antes de pressionar a tecla "Delete". Caso contrário, elas ficam perdidas no vácuo, e você precisa confiar nos mal-humorados companheiros Ctrl-Z, também conhecidos como "comando desfazer", que podem ou não dar uma mãozinha. Depende muito da ação que você executou no intermédio.

Agora que consegui resolver o problema da imagem com facilidade, vamos dar uma olhada na misteriosa coluna "X" que você precisa dobrar.

Dica 2: Usar colar especial

Deixe-me apresentar a poderosa função colar especial. Esse recurso está tão recheado de opções que ajudam você a manusear dados em seu cache de Excel, que ele pode se tornar seu melhor amigo e sua arma secreta na batalha pela sanidade ao lidar com planilhas gigantes em Excel.

O Excel proporciona uma maneira bem simples de colar links e manter o formato da coluna copiada. Saiba como:

Etapa 1: Marque as células na coluna “X” e copie-as usando Ctrl-C
Etapa 2: Agora selecione uma coluna vazia, no nosso caso “D2” e pressione o botão direito do mouse.


Etapa 3: Em seguida, marque a primeira célula (no nosso caso C2) e pressione o botão direito do mouse.
O menu Colar Especial surge, como abaixo:



Etapa 4: Clique em "Colar vínculo".

Pronto! O conteúdo das células da coluna X agora está vinculado às células que começam em "D2". Assim como acontece com os vínculos, quando você inserir alguma coisa em, por exemplo, "B3", o conteúdo da célula "D3" vinculado também será atualizado, tornando fácil manter consistência entre as colunas automaticamente.

A coluna “X” ainda deve estar marcada, o que significa que temos os dados em cache na memória.

Novamente, selecione a célula “D2” e pressione o botão direito do mouse, depois selecione o menu colar especial.
Agora selecione o botão de opção “Formatos” e pressione OK.


Com isso, a nova coluna deve ficar parecida com a original e você se livrou de várias dores de cabeça e aspirinas.


Como disse, colar especial tem outros inúmeros comandos úteis, que descreverei em alguns dos próximos artigos. Nesse meio tempo, tente você mesmo ver que tipo de mágica ele pode fazer.

Dica 3: Fórmula PROCV

Com dois de três obstáculos vencidos e sua pressão sanguínea quase de volta ao normal, a probabilidade de um fim de semana antecipado acabou de decolar para 74%. Parabéns! Agora você precisa enfrentar apenas o último obstáculo: a função ProcV.

Em geral, o ProcV se torna um amigo legal assim que você o conhece, mas como acontece com as outras coisas na vida, você precisa aprender a lidar com os atributos obscuros. Ah! E caso você esteja se perguntando o que o V de "ProcV" significa, ele significa "Vertical". E como você pode supor, no Excel existe também um ProcH, que significa "horizontal".
Eis as instruções para usá-lo em seu favor.

Etapa 1: No exemplo acima, seus amigos do RH incluíram os nomes e os departamentos associados em outra planilha do Excel com nomes de colunas "reais, como abaixo:


Etapa 2: Insira a célula em C2 e insira a fórmula =PROCV(A2;Admin!A:B;2;0)


Etapa 3: Se tudo der certo, você verá o nome do departamento "Serviços" nessa célula.
Mas dar a fórmula para você sem explicar o que ela faz é como trair você. Mas, olhe bem, você está no caminho certo para seu verdadeiramente merecido fim de semana, e ninguém poderá lhe deter. Mas se você quer mesmo saber, a descrição da fórmula PROCV é:

=PROCV(procurar_valor, tabela_matriz, coluna_índice_número, intervalo_procurar)

Tudo bem, mas o que isso significa realmente? Bem, traduzido para o português seria algo assim:
PROCV (encontre esse valor, nessa tabela, retorne o valor na coluna x da tabela, mas retorne um resultado somente se o valor for exatamente correspondente)
  1. procurar_valor: Que valor você quer procurar? No meu exemplo, o nome do usuário está em A2 e é necessário encontrar o nome do departamento na planilha admin que está em B2.
  2. tabela_matriz: De onde obtemos nossos dados? Nesse caso, está na planilha Admin. O intervalo dos nossos dados está entre as colunas A e B.
  3. coluna_índice_número: Que coluna possui o valor que você deseja que retorne? Nesse exemplo, os nomes dos departamentos estão na segunda coluna da tabela de pesquisa.
  4. [intervalo_procurar]: Se nós queremos uma correspondência exata, escolhemos 0 ou FALSO e se desejamos um valor aproximado, escolhemos 1 ou VERDADEIRO. Isso é um pouco confuso, então deixe-me explicar resumidamente: "mas retorna um resultado somente se o valor for exatamente correspondente", isso significa que dizemos ao Excel que queremos que os dados retornem somente se eles atenderem exatamente aos nossos critérios. Nesse caso, encontre “Richardson” em nossa tabela de nome de departamento, e se não for possível encontrar exatamente o que pedi, retorne um erro. O erro exibido será #N/D.
  5. Mas se dissemos ao Excel que tudo bem, que não é necessário encontrar a correspondência exata, ele retornaria o próximo melhor resultado, o que significa que se “Richardson” não estivesse em nossa tabela, o Excel retornaria o próximo melhor resultado. Isso pode ser bastante útil, mas por enquanto vamos ficar com a correspondência exata.
Portanto, com a última dificuldade fora do caminho, você pode enviar o seu trabalho para o seu colega do gerenciamento (depois disso, ele vai ser seu melhor amigo), desligar o computador e ir embora do escritório com um sorriso, porque você conseguiu ficar calmo e fazer um ótimo trabalho.

Tudo graças a algumas dicas espertas sobre como dominar o Microsoft Excel.

*Todas essas dicas se baseiam no Microsoft Office Excel 2010 (Windows), mas outras versões do Excel oferecem funcionalidades idênticas ou parecidas (os menus e o desempenho podem ser diferentes). Microsoft e Excel são marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e em outros países.

5 comentários:

  1. Legal essas dicas.
    Ainda não as conhecia.
    Estou assistindo aulas de excel pelo curso adv, www.cursoadv.com.br
    Obrigado pela ajuda.

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  2. Para excluir objetos também podem ser usadas as teclas de atalho "ctrl+shift+espaço" para selecionar todos.

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  3. Cara, excelente!

    Não aguentava mais sofrer com imagens rsrs

    Ainda não conhecia essa dica.

    Obrigado mesmo! :)

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  4. Post antigo, mas tenho que agradecer pq você me salvou de ter que apagar mais de mil imagens manualmente. Muito obrigado!

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